DASAR DASAR PROSES
PENGAWASAN
Kasus-kasus
yang terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu
penugasan , tidak ditepatinya waktu penyelesaian(deadline), suatu anggaran yang
berlebihan dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang fari rencana.
Ada
banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating,
appraising, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karena
lebih mengandung konotasi yang mencakup penetapan standar, pengukuran kegiatan
dan pengambilan tindakan korektif.
PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan
dapat didefinisikan sebagai proses untuk “ menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan menajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat
kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini menunjukkan adanya
hubungan yang sangat erat antara perencanan dan pengawasan
DEFINISI PENGAWASAN
Definisi
pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J Mockler,berikut ini telah memperjelas
unsur-unsur proses pengawasan :
Pengawasan
manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan
dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan-kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan.
TIPE-TIPE PENGAWASAN
Ada
tiga tipe dasar pengawasan, yaitu
1. Pengawasan
pendahuluan (feedforward control), atau sering disebut steering controls,
dirancang utnuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan
dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan
tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif,
dengan mendekteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan
sebelum suatu masalah teerjadi.pengawasan ini akan efektif hanya bila manejer
mampu mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang
perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkebangan terhadap tujuan
yang diinginkan.
2. Pengawasan
yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control).
Pengawasan ini, sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”,screening control atau
“berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan
ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedure harus disetujui
dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa
dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin
ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan
umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai
past-action controls, sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar
ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di
masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan
setelah kegiatan terjadi. Kegiatan bentuk pengawasan tersebut sangat berguna
bagi manajemen. Pengawasan pendahuluan dan “berhenti-terus”,cukup memadai untuk
memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai
tujuan. Tetapi ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan disamping
kegunaan dua bentuk pengawasan itu. Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua,
banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus.
Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang.oleh
karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai
bagi situasi tertentu.
TAHAP-TAHAP DALAM
PROSES PENGAWASAN
Proses
pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap. Tahap-tahapnya adalah :
§ Penetapan
standar pelaksanaan (perencanaan)
§ Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan
§ Pengukuran
pelaksanaan kegiatan nyata
§ Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
§ Pengambilan
tindakan koreksi bila perlu
Tahap 1 : Penetapan
Standar
Tahap
pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan”
untuk penilaian hasil-hasil.Tujuan,sasaran,kota dan target pelaksanaan dapat
digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus anatara lain target
penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan,
keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar
yang umum adalah :
1. Standar-standar
phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau
kualitas produk.
2. Standar-standar
moneter, yang ditujukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar
waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus
diselesaikan.
Setiap
tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat
dihitung. Ini memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja
yang diharapkan kepada para bawahaan
0 Komentar Anda:
Posting Komentar